Gemeenten werken steeds vaker opgavegericht om een maatschappelijke doelstelling te bereiken, zoals creëren van een stevige sociale basis of het vergroten bestaanszekerheid voor inwoners. Opgavegericht werken is echter een grote verandering voor een organisatie. De gemeente Enschede vroeg ons hen te helpen bij de implementatie van opgavegericht werken inclusief opgavegericht sturen. In dit artikel delen we een aantal van de opgedane inzichten.
Wat is opgavegericht werken eigenlijk?
Bij opgavegericht werken staat de inwoner centraal en niet het aanbod van voorzieningen. Daarmee hebben opgaven altijd een integraal karakter en vereist realisatie betrokkenheid van meerdere beleids- en uitvoeringsonderdelen. De verschillende organisatieonderdelen hebben eigen doel- en taakstellingen maar bij een opgave zijn deze ondergeschikt en werkt iedereen samen aan de gemeenschappelijke integrale doelstelling. Deze wordt net zo belangrijk gevonden als de doelstellingen voor het eigen organisatieonderdeel.
Opgavegericht werken lijkt sterk op programmatisch werken, maar het verschil is de schaalgrootte en complexiteit. Het brengt focus aan op enkele belangrijke bewegingen die de organisatie als geheel op een termijn van meerdere jaren wil realiseren. Vaak zijn opgaven gericht op maatschappelijke vraagstukken. Omdat opgaven meerdere beleidsterreinen en vaak ook meerdere organisatieonderdelen omvatten zijn ze vaak ook complexer.
Opgavegericht werken is dus een methode om over organisatiegrenzen heen complexe maatschappelijke doelstellingen te realiseren.
Leerpunten uit de implementatie van opgavegericht werken
We zien dat veel gemeenten bezig zijn met opgavegericht werken, maar dat ze de voordelen ervan nog niet altijd weten te realiseren. De term opgave wordt wel gebruikt, maar de werkwijze is niet wezenlijk veranderd. We lichten onze 10 leerpunten toe. De leerpunten zijn te zien als voorwaarden die allemaal aanwezig moeten zijn voor opgavegericht werken.
- Concretiseer de opgave. Wanneer het doel onvoldoende duidelijk is hebben betrokkenen verschillende beelden van wat bereikt moet worden en is het ook lastig om op de realisatie te sturen. Zorg dat de opgave SMART beschreven is en dat voor iedereen helder is wat er uiteindelijk anders is dan nu.
- Bedenk vooraf hoe de opgave gerealiseerd gaat worden. Nu wordt vaak onvoldoende in gezamenlijkheid nagedacht over de aanpak hoe het doel van de opgave te realiseren. Hoe leiden nieuwe producten, diensten of werkwijzen tot het beoogde doel? Dit maakt de bijdrage van de losse onderdelen helder en helpt om sturing op de opgave vorm te geven.
- Werk integraal aan de opgave. Een opgave raakt veel verschillende onderdelen van de organisatie, zowel losse beleidsterreinen als uitvoeringsonderdelen. Maar betrek ook samenwerkingspartners. Vaak wordt onvoldoende gestuurd op een integrale aanpak waardoor iedereen op zijn eigen stukje van de puzzel blijft zitten. Hoe borg je dat alle puzzelstukjes in elkaar passen?
- Zorg voor integrale sturing. Opgaven zijn complex en hebben een dynamisch karakter. Dat vraagt om een goede sturing die bestaande organisatiegrenzen overstijgt. Een opgave vraagt om integrale sturing op het hoogste niveau. Dat doe je er als management niet even bij. Een stuurgroep werkt hier goed.
- Creëer focus. Er gebeurt veel binnen een gemeente wat het gevaar met zich meebrengt dat de waan van de dag gaat regeren. Het is belangrijk dat de organisatie focus op de opgave houdt, wat lastig is omdat de realisatie van opgaven meerdere jaren duurt. Een inspirerende eigenaar helpt hierbij, iemand die successen deelt en de organisatie periodiek bij de les houdt.
- Gebruik data om op de opgave te sturen. Opgavegericht werken vraagt ook om opgavegerichte sturing. Je wilt weten of je op de goede weg zit en of doelen gerealiseerd (zullen) worden. Dat betekent dat er goed nagedacht moet worden over indicatoren en data maar ook dat deze gebruikt worden om op bij te sturen. Daarmee is opgavegericht werken onlosmakelijk verbonden aan datagedreven werken.
- Leg de lat niet te hoog. Opgavegericht werken vraagt veel van een organisatie, het is een andere manier van werken die alle onderdelen van de organisatie raakt. Het zijn radertjes die allemaal moeten werken wil je de vruchten plukken van opgavegericht werken. Het is beter met een kleinere opgave of een deel van een opgave ervaring op te doen en daarna te verbreden.
- Zorg voor voldoende tijd bij medewerkers. Opgavegericht werken levert een organisatie grote voordelen op. Het helpt maatschappelijke doelstellingen beter te realiseren. De keerzijde is dat het wel extra tijd vraagt. Tijd die zich dubbel terugbetaald, maar nu niet altijd voorhanden is. Werken aan een opgave verliest het nu snel van taken op het eigen werkterrein van medewerkers.
- Gebruik ook context informatie. Zeker bij opgaven in het sociaal domein geldt dat realisatie van doelstellingen ook afhankelijk is van externe factoren. Bijvoorbeeld demografische ontwikkelingen of activiteiten van andere organisaties. Voor een goede sturing op de opgave is contextinformatie essentieel.
- Faciliteer het leren en ontwikkelen. Opgavegericht werken heeft een grote impact op een organisatie. Er bestaat geen blauwdruk voor hoe een organisatie dit precies moet aanpakken. Het vereist een proces van leren en ontdekken en dat gaat veel verder dan het opleiden van medewerkers. Maar ook welke werkwijzen passen bij ons en wie heeft wat te doen?
Ondersteuning Insights Zorg
Wij begeleiden gemeenten en andere organisaties bij de implementatie van opgavegericht werken. Zo hebben we werkvormen ontwikkeld waarmee in korte tijd opgaven geconcretiseerd kunnen worden. Ook helpen we bij het definiëren van de juiste (sturings)indicatoren. Ter ondersteuning van de implementatie hebben we een praktische checklist ontwikkeld.
Wilt u ook een versnelling in het opgavegericht werken in uw organisatie of behoefte aan aanvullende informatie? Neem dan vrijblijvend contact op met Erik van Es