Veel gemeenten zijn bezig met datagedreven werken, maar de resultaten laten doorgaans lang op zich wachten. De complexiteit is hoog en datagedreven werken heeft brede impact op mens en organisatie. Bij twee gemeenten hebben we laten zien dat het ook anders kan. Sneller meerwaarde met data.
Korte situatieschets
Beide gemeenten waren al een tijdje bezig met datagedreven werken. Er waren verschillende mooie pilots en daar bleef het bij. Dat lag niet aan de IT afdelingen, die waren juist erg druk met het onderwerp. Er werd nagedacht over een datawarehouse en het opschonen van de brondata (basis op orde). Vragen aan de IT afdeling hadden een ad-hoc karakter en gingen meer over ‘standaard lijstwerk’ (rapporten). De uitvoering was erg druk en had amper tijd om iets aan kwaliteit van de data te doen. Kortom, de voortgang stagneerde. Dit leidde tot teleurstelling bij managers, projectleider en strategische beleidsadviseurs. Zij hadden al langer grote behoefte aan data (feiten).
Aandacht voor de essentiële aspecten
Een belangrijke oorzaak van stagnatie of traagheid op het thema datagedreven werken ligt veelal in het feit dat er onvoldoende aandacht is op de essentiële factoren. Zo ook bij deze gemeenten. Met behulp van een quickscan en een werksessie brachten we de huidige situatie in kaart en ontstond een completer beeld van het vraagstuk. De impact op mens en organisatie bleek onderbelicht. Het proces van registratie naar bruikbare stuurinformatie kan als een keten worden gezien. Verschillende processtappen zijn nodig om het te laten werken. De verantwoordelijkheden van de stappen moeten goed belegd zijn. Bijvoorbeeld het eigenaarschap van de brondata, wie waarborgt de kwaliteit daarvan en zorgt dat de data tijdig beschikbaar is? Ook de leercomponent had geen expliciete plek. Werken met data is nieuw en vraagt andere vaardigheden van medewerkers. Hoe bepaal je welke indicatoren echt wat over je vraagstuk zeggen en hoe interpreteer je data verantwoord? En welke conclusies trek je op basis van deze data?
Focus en maak gebruik waar de energie zit
De quickscan maakt de complexiteit inzichtelijk. De weg naar een datagedreven organisatie is lang en moet je planmatig oppakken. Die complexiteit draagt bij aan de stroperigheid van de verandering. Bruikbare resultaten komen laat en energie lekt weg. Zorg voor focus, bijvoorbeeld op een concreet thema of project. Wij hebben deze gemeenten aan de hand van onze waarderend veranderen aanpak geholpen. Vanuit een gezamenlijke stip maandelijks zichtbare en bruikbare resultaten boeken. De eerste werksessies leverden veel op. Wij ontwikkelden voor projectleiders een praktisch sjabloon om hun plan van aanpak vorm te geven.
Ruimte om te experimenteren
Het streven om alles (technisch) in één keer goed te willen doen, kan ook een belemmering zijn. De nachtmerrie van een IT afdeling is een wildgroei aan initiatieven en versnippering van het datalandschap. Experimenten kwamen bij deze gemeenten o.a. niet goed van de grond. IT moest nog een keuze voor een BI tool en een datawarehouse maken. Op het onderwerp data moet nog veel geleerd worden, zeker in het sociaal domein. Welke data helpt wel en welke niet? Welke eisen stellen we aan tooling opdat we met data onze vragen beantwoorden? Welke ondersteuning hebben gebruikers nodig? Dit vraagt om experimenten. Hiermee wordt helder wat werkt en boek je voortgang. Heb lef om iets te proberen en daarna weer weg te gooien. De grootste winst zit in de (leer)ervaring. Het is dan belangrijk dat het experiment verbonden is met de organisatiebrede plannen.
Ervaringen
De terugkoppeling uit de sessies was erg positief. Deelnemers vonden het erg nuttig om integraal met alle betrokkenen over het vraagstuk na te denken. Er ontstond beweging op onderbelichte onderdelen. We creëerden experimenteerruimte om te leren. In een volgende nieuwsbrief vertellen we meer over de concrete resultaten!
Meer weten?
Wilt u meer weten over wat Insights Zorg voor uw data vraagstuk kan betekenen? Neem dan contact op met Erik van Es.