De gemeente Midden-Drenthe wilde een inhaalslag maken met datagedreven werken en stelde een projectleider aan, trok een data-analist aan en vroeg Insights Zorg een dashboard te bouwen. Voorwaarde: een dashboard waar de gemeente zelf op verder kon bouwen. Data-analist Sandra van de Beld van de gemeente vertelt over haar ervaringen.
Kun je jullie project kort schetsen?
Binnen de gemeente was organisatiebreed de wens uitgesproken om meer datagedreven te gaan werken. Dit is binnen het sociale domein opgepakt en budget voor vrijgemaakt om dit te gaan inrichten. Van dit budget ben ik onder andere aangenomen en een projectleider.
Het is een hele grote stap voordat je iets concreets hebt waar je mee aan de slag kunt. Om meteen datagedreven te gaan werken, kennis te maken met dashboards en rapportages is Insights Zorg aangetrokken. Zo konden we een vliegende start maken met data binnen het sociaal domein.
Ik werk eigenlijk aan twee projecten; het dashboard met Insights Zorg is tegelijk gestart met het opzetten van een projectteam datagedreven werken, waar ik onder val. Dit loopt naast elkaar.
Op welke manier wordt het dashboard door jullie ingezet?
In de eerste plaats wordt het structureel gebruikt om kwartaalrapportages te maken. Eerder werd de data handmatig ingevoerd, opgevraagd, geanalyseerd en vervolgens werd er een stuk over geschreven om de cijfers te interpreteren. Nu gebeurt dit geautomatiseerd aan de hand van het dashboard. De data is dan al inzichtelijk gemaakt en alleen de tekst onder de grafieken moet geanalyseerd worden.
In de tweede plaats wordt het dashboard gebruikt voor beleid. Speerpunten worden bepaald door met een projectgroep naar een bepaald onderwerp te kijken. Vaak staat die data er al in, want het dashboard van Insights Zorg is heel omvangrijk.
Welke trends hebben jullie kunnen signaleren aan de hand van het dashboard?
Het dashboard van Insights Zorg laat onder andere het verzilveringspercentage zien. Dat gaat over welke zorg wordt aangevraagd door zorgaanbieders en welk percentage daarvan wordt gebruikt en dus ook betaald. Stel: iemand binnen jeugdhulp krijgt dagbesteding. Er wordt voor 4 dagen in de week voor 5 maanden aangevraagd. Het kan een keer zijn dat iemand zo’n dagbesteding afzegt of er is ziekte binnen een zorginstelling. Er zijn tal van redenen te bedenken waarom zo’n dagbesteding niet doorgaat. Dat betekent dus dat de zorg niet gedeclareerd wordt, maar wel is aangevraagd van te voren. Je betaalt eigenlijk nooit de volledige 100 procent aan zorg. Dat betekent het verzilveringspercentage. Voorheen hadden we wel ongeveer een idee wat het percentage zou zijn binnen een bepaald zorgproduct, maar je hebt nooit die exacte cijfers kunnen inzien en ook niet hoe die trend door de maanden of door de jaren heen is geweest, dus zulk soort cijfers geven heel veel inzicht in wat er gebeurt, ook bij zorgaanbieders.
We zagen dat sommige zorgaanbieders bijna 100 procent van hun zorg declareren en dat is niet realistisch, dus op deze manier kunnen we ook kosten besparen door het gesprek met zorgaanbieders aan te gaan.
Wat is er veranderd naar aanleiding van het dashboard?
Binnen het sociaal domein kunnen we nu beter kijken naar de geleverde zorg. Een cliënt krijgt bijvoorbeeld een bepaalde zorg aangeboden voor een bepaalde termijn, bijvoorbeeld 5 maanden dagbesteding voor 4 dagen per week. De aanvraag wordt gedaan vanuit een zorginstelling, deze wordt goedgekeurd door de gemeente, de zorg wordt geleverd en aan het eind van de periode wordt bekeken wat de status is en of er opnieuw zorg geleverd moet worden of dat het traject afgehandeld is. Als er besloten wordt dat er opnieuw zorg geleverd moet worden, dan wordt er verlenging aangevraagd bij de gemeente. Dit wordt vrijwel altijd automatisch goedgekeurd, terwijl nieuwe aanvragen uitgebreid besproken worden. Je kunt je voorstellen als iemand al vijf jaar lang dezelfde dagbesteding krijgt, dat het misschien niet het meest effectieve zorgproduct is om aan die persoon te besteden. Je wilt eigenlijk dat het zorgproduct verandert naarmate de tijd verstrijkt. We kijken individueel per cliënt en per zorgaanbieder of producten keer op keer worden verlengd met dezelfde behandeling of dat er andere producten worden aangevraagd. En aan de hand van die data gaat de gemeente met zorgaanbieders in gesprek.
Een dashboard vereist ook goede registratie, hoe is dat gegaan?
Dat is gelijk de keerzijde, hoewel ik het niet als iets negatiefs zie. De registratie in de systemen moet gewoon op orde zijn. Omdat er voorheen niet op gecontroleerd of gestuurd werd, was het niet inzichtelijk. Die gegevens komen nu wel boven tafel. Het is soms wel lastig om uit te leggen wat de consequentie is als iets niet goed is ingevoerd in het systeem. Soms kan het geen kwaad voor de medewerker, maar wel voor de cijfers in het dashboard. Het is mijn taak om dit goed uit te leggen. Het kan bijvoorbeeld invloed hebben op de betalingen die gedaan worden aan zorgaanbieders. Je wilt niet dat daar iets onrechtmatigs gebeurt.
Wat zijn de voor- en nadelen van het werken met een dashboard?
Je kunt het als nadeel zien dat er veel tijd gaat zitten in het valideren van data. Bovendien worden veel registraties handmatig ingevoerd, dus je moet altijd alert blijven op de cijfers en de signalementen of alle data er goed in staat. Aan de andere kant wordt bijv. dat verzilveringspercentage niet alleen gebruikt om inzicht te krijgen, maar ook om het gesprek aan te gaan met zorgaanbieders. Je ziet dat sommige zorgaanbieders bijna 100 procent van hun zorg declareren en dat is niet realistisch, dus op deze manier kunnen we ook kosten besparen door het gesprek met zorgaanbieders aan te gaan. Dit was zonder het dashboard niet te controleren en we gingen dan wel af op het ‘onderbuikgevoel’, maar er werd niet gericht op gestuurd.
Hoe is de acceptatie en het draagvlak voor het dashboard?
De meerwaarde wordt inmiddels wel onderkend denk ik. Natuurlijk worden er wel eens vraagtekens gezet: klopt het wat hier staat? Een terechte vraag, omdat zij soms niet weten of het klopt. Dat wordt uitgezocht en onderbouwd en daardoor bouw je vertrouwen op. Het is goed dat er vragen worden gesteld, want dat geeft terug dat er interesse is en dat er mee gewerkt wil worden.
Het is wel eens zo dat mensen er sceptisch naar kijken. De eerste reactie is dan niet: ‘klopt dit?’ Maar: ‘dit klopt niet.’ Mijn antwoord is dan dat het misschien niet klopt omdat zij het niet correct geregistreerd hebben in het systeem. Dan moet je mensen gaan overtuigen waarom het wel klopt of onderbouwen waarom het er staat zoals het er staat.
Hoe gaan jullie verder met de ontwikkeling van het dashboard?
De wens is wel om het uiteindelijk allemaal intern te doen. Het is natuurlijk een beetje afhankelijk van de plannen en de snelheid waarop aanvragen en projecten binnenkomen en de grootte daarvan, want we zijn maar een klein team dat parttime aan de missie datagedreven werkt. Als daar hele grote projecten zijn waar spoed achter gaat zitten of een bepaalde deadline is, kan het best zijn dat we externe hulp nodig hebben.
We hebben het dashboard nog maar sinds een paar maanden beschikbaar gesteld aan iedereen, omdat we nog niet alle licenties hadden aangeschaft. We willen er uiteindelijk naar toe dat iedereen het dashboard zelfstandig gaat gebruiken op wekelijkse basis. En dat uiteindelijke doel waarom zij daar iedere week naar moeten kijken, moet vorm krijgen. Ik kan me bijvoorbeeld voorstellen dat het een vast onderdeel zou zijn van het maandelijks teamoverleg om de cijfers te bespreken: zien we rare dingen, is dit in lijn met de verwachting, blijven we binnen de budgetten die gesteld zijn, etc.
Wat zou jij als tip aan andere gemeenten willen meegeven?
Bedenk goed waar je een dashboard voor wilt gebruiken. Het dashboard van Insights Zorg laat veel meer zien dan wat we met de kwartaalrapportage willen laten zien, maar die rapportage is wel gelijk iets concreets. Je moet in ieder geval een toepassing hebben waarvoor je het wilt gebruiken. Anders bestaat het gevaar dat je zoveel bouwt dat je niet weet wat je ermee aan moet en dat het dan op de plank belandt. Het moet een praktisch doel hebben. Dat vervolgens blijkt dat er veel meer mogelijk is, is mooi meegenomen. Ook is het voor ons belangrijk geweest dat we iets structureels in handen hadden. Een kwartaalrapportage komt elk kwartaal terug. Je kunt data ook voor beleid gebruiken, maar beleidsstukken hebben elke keer een ander onderwerp en komen dus niet elke maand of week terug. Dan duurt het langer voordat het routine wordt.